1,000만 직장인을 위한 보고서 문장 기술 27가지
(임영균 지음, 한빛미디어, 2024)
CHAPTER 04 실무에 바로 적용 가능한 보고서 작성 꿀팁
보고서 작성 꿀팁 01 제로 드래프트의 기술
• 버전 '0' 보고서로 상대의 의도를 파악하라
1. 내용: 목적, 주요 내용, 최종 결과물 형태, 참고자료 등
2. 분량: A4 용지 반 쪽 내외
3. 기한: 2시간 이내, 최대 1일 이내
4. 방법: 메모, 이메일, 쪽지 등
보고서 작성 꿀팁 02 직장인의 3대 보고서 공략법
• 보고서라고 다 같은 보고서가 아니다
1. 결과 보고서: 단장을 맞춰서 쓴다.
(초보) 계획 대비 결과를 비교하여 기술한다
(중수) 주요 성과를 추가로 정리한다
(고수) 성과에 더해 개선점 및 향후 계획에 대해서 언급한다
2. 현황 보고서: 예쁜 쓰레기가 되지 않도록 쓴다
(초보) 신속•정확•간결하게 구체적인 사실 중심으로 쓴다
(중수) 상황에 대해 다각적/ 체계적으로 분석해서 작성한다
(고수) 자사의 영향력, 시사점, 대응 방안 등을 작성한다
3. 기획 보고서: 명분에서 시작해서 실리로 끝난다
(3W 1H)
기: 명분, 'Why'으로 시작해서
승: 핵심, 'What'을 이야기하고
전: 구체화/세분화된 'How'로 바꿔서
결: 실리, 'So What'으로 끝낸다
보고서 작성 꿀팁 03 천차만별 상사 유형별 공략 방법
• 상사의 성향에 따라 기획 보고서 작성법도 다르다
1. 불안한 상사
- 장애 요인 및 대응 방안, 리스크 매니지먼트 플랜? 컨틴전시(비상) 플랜
2. 의심이 많은 상사
- 다수의 법칙, 권위의 법칙, 성공 사례
3. 생각이 많은 상사
- 장단점 비교법, 가중치 비교법
4. 보수적인 상사
- 작은 성공 전략
5. 진취적인 상사
- 비전과 확장 계획 보여주기
보고서 작성 꿀팁 04 딱 세 줄로 요약해보자
• 시간도, 인내심도 없는 상사는 이렇게 공략해보자
- 세 줄 정리
한 줄(Why): 이런 저런 목적으로, 이런 필요가 있어서, 이런 문제로 인해
두 줄(What): 이것을 추진하여, ~를 진행하여, ~를 도입하여
세 줄(So What): ~의 수준을 달성함, ~를 목표로 함, ~라는 효과를 거둠
예시 1) ~라는 목적을 위하여 ~를 시행하여 ~까지 ~를 달성
예시 2) ~라는 문제로 인해 ~를 운영하여 ~의 효과를 창출
예시 3) ~라는 배경으로 ~을 실행하여 ~의 수준에 도달
보고서 작성 꿀팁 05 잘 쓴 제목 한 줄, 열 페이지 부럽지 않다
• 제목은 보고서의 화룡점정이다.
- 한 줄 기술: 목적 + 방법
청년 실업률 감소를 위한 + 고용 정책 개선안
- 두 줄 기술: 부제 + 주제
1. 상황의 심각성을 언급하거나 의문문의 형식으로 질문을 던지는 방법
기획력이 없는 회사에 더 이상의 미래는 없다!
갓기획 임영균 대표 특강 진행안
2. 보고서의 핵심을 콘셉트로 보여주는 방식
야 너두, 기획 잘할 수 있어!
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3. 구체적인 방법을 제시하는 방식
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- 기획력, 구상력, 정리력, 표현력을 중심으로
4. 효과나 성과를 언급하는 방식
기획서 작성 시간 50% 단축
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보고서 작성 꿀팁 06 구조화 표현의 기술
• 낱개가 아니라 덩어리로 정리하자
- 보고서에 자주 등장하는 구조화 패턴
보고서 작성 꿀팁 07 복잡한 내용은 표로 정리해보자
• 표는 표나게 쓰자
- 정렬은 기본
- 선 표현: 맨 위와 아래는 굵은 선, 좌우는 선 제거
- 하이라이팅 적용: 굵은 글씨나 배경색
- 넘버링 기술: 제목에 적용
보고서 작성 꿀팁 08 적절한 차트를 고르는 차트 활용 기술
• 음식도 담는 그릇이 다르듯이 데이터에 맞는 적절한 차트에 담자
* 자주 쓰는 차트 유형
- 비교, 추이, 비중
보고서 작성 꿀팁 09 더욱 돋보이는 차트로 만드는 기술
• 차트에서 뺄 것은 빼고 더할 것은 더하는 기술
1. 없애야 할 것: 보조선, 축 숫자, 범례
2. 추가해야 할 것
: 메시지, 하이라이팅, 기준선, 레이블
보고서 작성 꿀팁 10 수치로 정리하는 보고서 형식
• 때로는 형식이 내용보다 우선한다
1. 글자 크기는 15포인트 이상으로
2. 보고서 1장은 25줄 내외로
3. 한 개의 문장은 35자 내외로
보고서 작성 꿀팁 11 보고서에 사용하면 좋은 폰트 (글꼴)
• 고딕은 보는 글씨, 명조는 읽는 글씨
- 파워포인트는 고딕이 기본, 워드는 명조가 기본
보고서 작성 꿀팁 12 보고서 수정의 원칙
• 끝날 때까지 끝난 게 아니다
1. 거리두기
"원고를 작성할 때는 며칠 간의 숙성 시간이 필요하다. 원고와 어느 정도 거리를 두면 자신의 글을 타인의 글로 보는 힘이 생겨 냉정하게 판단할 수 있다."
- 이사구로 케이, <논문•리포트의 기본> 저자
2. 출력하기
- "글을 읽을 때 디지털 화면은 넓은 맥락이나 종합적인 판단보다는 정보 그 자체에 집중하게끔 하는 일종의 좁은 시각을 제공한다. 디지털로 읽은 시간이 길어질수록 큰 그림을 보는 쪽의 사고는 덜 발달하게 된다. 종이로 된 자료로 보는 것이 훨씬 종합적인 판단을 하고 문제 해결에도 낫다."
- 다트머스 대학과 카네기 멜론 대학 연구진 실험
3. 소리내기
- 소리내서 읽어야 비로소 어색한 문구, 오탈자가 더 잘 들리고 잘 보인다.
보고서 작성 꿀팁 13 보고서는 타이밍의 기술이다
• 언제 보고할 것이냐 그것이 문제로다
1. 피해야 할 시간대
1) 출근 직후
2) 점심 시간 직전
3) 오후 3~4시
4) 퇴근 시간 전
2. 기대치 배반 효과
인정은 늘 상대방의 기대치를 넘어설 때 일어난다.
축의금 5만 원을 내겠지 하는 사람이 10만 원을 내면 의인이 되고, 정시 도착을 예상한 소개팅 상대가 10분, 20분 일찍 도착하기만 해도 매너가 되는 게 세상 이치다. 비슷한 이치로 상사의 인정을 얻을 수 있는 가장 쉬운 방법도 그렇다. 상사의 기대치를 넘엇니 보고서 제출 기간을 예정보다 10~20%만 앞당겨보자.
3. 보고서 작성에 쿠션 시간을 확보하자
- 보고서 제출 일정을 수립할 때 쿠션 시간을 추가해서 납기 일정을 정하자. 쿠션이 안전 장치가 되어, 시간에 덜 쫒기며 보고서를 작성할 수 있는 안락한 역할을 해 준다.
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